Comment s’équiper pour le télétravail, à domicile et dans les locaux ?
Outre le fait de bien s’équiper pour le télétravail à domicile et dans les locaux, l’ergonomie reste un point clé à ne pas négliger et permet de lutter contre les TMS (troubles musculo-squelettiques). Une telle démarche vise à préserver la santé physique et psychique des travailleurs et ainsi à favoriser leur confort, leur sécurité et leur bien-être.
De nombreuses collectivités ont dû adopter le travail à distance pendant le confinement du printemps 2020. Personne n’y était réellement préparé. Il a fallu s’équiper à la dernière minute, et parfois faire avec les moyens du bord. Désormais le télétravail avec ses avantages et ses inconvénients, fait partie de la vie professionnelle des employés et des équipes dirigeantes. D’une part, chacun sait que de nouvelles restrictions en termes de déplacement et de distanciation sont toujours possibles. D’autre part, certains ont simplement réalisé que le travail à distance convenait mieux à leur organisation. Quoi qu’il en soit, mieux vaut prévoir les équipements nécessaires au télétravail pour être en mesure de s’adapter, le cas échéant.
Plus que des mots, une vidéo explicite sur Comment aménagez votre espace de télétravail en conciliant équipement,
ergonomie et environnement de travail.
Pendant le confinement, 27% des Français ont pratiqué le télétravail. Ils en étaient plutôt contents : selon une étude Malakoff Humanis réalisée à la fin du printemps 2020, donc juste à la sortie du confinement, environ 3/4 des salariés concernés se disaient satisfaits de travailler à domicile, et 84% d’entre eux déclaraient vouloir continuer après la crise sanitaire.
Les employés comme les directions d’entreprises ou des collectivités ont découvert les avantages indéniables du télétravail : moins de temps perdu dans les transports, moins de déconcentration qu’au bureau... Mais chacun a aussi pris conscience des inconvénients du travail à distance : au début de l’automne, les télétravailleurs en France ne représentaient plus que 15% des personnels. Les équipes dirigeantes ont souvent indiqué avoir été mal préparées au télétravail, au regard de la soudaineté et de l’aspect inédit du confinement. Cela peut expliquer cette baisse.
Quoi qu’il en soit, l’automne 2020 a marqué le début d’une nouvelle ère. Désormais, les collectivités doivent pouvoir fonctionner en gardant à l’esprit que des mesures de distanciations sociales et de restrictions de déplacements peuvent être adoptées d’un jour à l’autre... impliquant un passage instantané en télétravail.
Être prêt à passer du travail en entreprise au travail à distance... et vice-versa
Pour ne pas avoir le sentiment de subir cette situation comme une épée de Damoclès, mieux vaut se tenir prêt : il s’agit d’équiper correctement ses collaborateurs et ses locaux pour le cas où le télétravail serait nécessaire. Ces aménagements ne sont pas simples : selon l’étude Malakoff Humanis, 27% des télétravailleurs ont estimé que « le télétravail pendant le confinement avait eu un impact négatif sur leur santé physique », dont une « dégradation de leurs postures de travail » pour 45 % d’entre eux. Et 34 % des salariés en télétravail durant la crise ont indiqué ne pas disposer à leur domicile d’une pièce ou d’un espace dédié, ou du mobilier de télétravail adapté.
Afin de bien s’équiper pour le télétravail, on doit penser à la fois au domicile des employés (équipement informatique, fauteuils de bureau...) mais également aux locaux des collectivités (mairies, écoles, ehpad) qui doivent par exemple prévoir des équipements de visioconférence pour que les télétravailleurs communiquent facilement avec les équipes demeurant sur site).
Voici notre top 10 du mobilier et des équipements informatiques pour bien télétravailler :
#1 Une bonne chaise de bureau pour une meilleure ergonomie à la maison
La chaise ou le fauteuil de bureau sont des éléments de mobilier incontournables dans le paysage du télétravail. Surtout si l’on est amené à travailler sur ordinateur, ou si l’on doit rester assis devant un plan de travail (tâches administratives, correction de copies...). Il est alors fortement déconseillé de s’installer sur le tabouret de la cuisine ou - pire - assis sur le canapé du salon, plié en deux face à la table basse.
Beaucoup de télétravailleurs, ainsi que leurs entreprises et collectivités, en ont pris conscience. Les fauteuils de bureau se sont rapidement retrouvés en rupture de stock. A l’origine de la demande : les particuliers et leurs employeurs, mais aussi les espaces de type coworking, où le mobilier doit désormais, autant que possible, être personnel. On préfère allouer plusieurs sièges à un même poste de travail, selon le nombre de personnes qui l’utilisent en mode « nomade ».
Pour choisir un fauteuil de bureau, rappelons que le maintien du dos est essentiel pour prévenir les troubles musculo-squelettiques (TMS) en favorisant une bonne posture au travail. Si possible, on choisit des fauteuils ergonomiques, avec une hauteur réglable pour l’assise et les accoudoirs. C’est particulièrement important si l’on se trouve face à une table non réglable en hauteur, ce qui a toutes les chances d’être le cas pour le télétravail : on utilise quand même majoritairement les tables disponibles à la maison (table à manger ou bureau personnel). On essaie dans ces cas-là de s’assurer que la table est à une hauteur correcte pour le travail. Et, encore une fois, on exclut d’entrée de jeu les tables basses !
#2 La webcam et le visualiseur pour mieux garder le contact
La webcam est l’autre produit phare du confinement et du télétravail. On l’utilise pour organiser des réunions virtuelles via Zoom, Skype et autre Google Meet. On peut choisir une webcam à clipper sur l’ordinateur dont la caméra n’est pas de suffisamment bonne qualité.
On peut aussi préférer un visualiseur, c’est-à-dire une caméra sur un pied flexible, qui a l’avantage d’être assez facile à déplacer et à orienter au fur et à mesure des besoins. Il en existe pour tous les budgets, ceux-ci sont la plupart du temps proportionnels à la qualité de l’image et du son transmis par le microphone intégré. Quand on est amené à multiplier les réunions virtuelles, mieux vaut assurer à ses interlocuteurs la meilleure expérience possible...
Le visualiseur est particulièrement efficace pour enregistrer un atelier, ou un tutoriel. On peut changer d’angle de vue facilement. Des ampoules LED sont intégrées sur certains modèles de caméra, pour assurer un meilleur éclairage. Et un logiciel spécifique permet l’enregistrement du son et de l’image pour les vidéos, qui seront faciles à sauvegarder sur l’ordinateur pour les envoyer par mail ou les partager sur les réseaux sociaux. C’est particulièrement utile pour le télé-enseignement. Mais quel que soit le métier, le fait de se voir et de s’entendre est essentiel pour préserver le lien avec ses collaborateurs quand on est loin d’eux. Selon l’étude Humanis Malakoff, 40 % des télétravailleurs ont constaté une dégradation de la qualité du lien avec leurs relations de travail, et 32 % ont dit souffrir d’un manque d’accompagnement pendant le confinement.
#3 Le microphone pour bien s’entendre en réunion
On organise parfois des conférences en distanciel, lors desquelles plusieurs participants sont rassemblés dans une même salle pour discuter avec un collaborateur en télétravail. Dans ces cas-là, le micro de la webcam peut ne pas être assez puissant pour capter les propos de tous les participants rassemblés autour de la table, surtout avec le port du masque qui rend les propos moins audibles. Il peut alors être nécessaire de s’équiper d’un microphone , qui saura capter toutes les voix, et assurer ainsi à chacun une expérience optimale. On préfèrera un micro captant les sons potentiellement éloignés, et à 360°.
Si la visio-conférence requiert trop d’installation, l’audioconférence marche aussi très bien (tant qu’on n’a pas besoin d’accéder à l’image évidemment). Elle privilégie la performance de l’audio, pour un son d’excellente qualité.
#4 Micro-casque : rester à l’écoute de son environnement de travail
Quand on travaille en open space, on respecte les distanciations sociales, mais cela ne suffit pas toujours à isoler les collaborateurs les uns des autres en matière de bruit. Par conséquent, mieux vaut être équipé d’un micro-casque pour mener ses appels téléphoniques. On choisira de préférence un modèle avec casque anti-bruit : c’est l’idéal, non seulement pour le travail en open space, mais aussi à domicile, quand on est entouré de ses proches, enfants ou conjoint ! Le micro devra capter la voix au plus près, évitant ainsi à son utilisateur de parler trop fort et de déranger à son tour son entourage, professionnel ou familial.
Attention aussi à bien vérifier que les options de connectique (USB, prise Jack…) sont bien compatibles avec les ports disponibles sur l’ordinateur, la tablette, voire le téléphone portable sur lequel on va brancher le micro-casque.
#5 L’ordinateur portable : l’indispensable outil du travail à distance
Bénéficier d’un ordinateur portable au travail, c’est pouvoir transporter ses dossiers à la maison sans rien perdre en cours de route ni réaliser de transferts compliqués. Le choix d’un PC portable dépend du travail à fournir : nécessite-t-il beaucoup de mémoire ? Des logiciels puissants ? Doit-on manipuler des fichiers particulièrement lourds (vidéos, images...) ? Pour ne pas se tromper, on choisit un ordinateur portable avec processeurs et RAM quasiment équivalentes au poste de travail habituel. Le PC portable est désormais indispensable aux employés comme aux étudiants, voire aux collégiens et lycéens. Et pour une installation vraiment optimisée, on lui connecte une imprimante.
#6 La tablette : un accès élémentaire au numérique
Les tablettes sont aujourd’hui de plus en plus perfectionnées. Certaines peuvent être raccordées à un clavier, ce qui en font de vrais petits ordinateurs portables.
Dans l’univers de l’enseignement, les collectivités ont lancé des programmes d’équipement des classes en tablettes, pour donner à tous les élèves un accès au digital, leur permettre de faire des recherches sur internet, de participer à des leçons à distance, etc. On peut aussi leur ajouter une webcam ou un micro en complément.
#7 Utiliser un moniteur complémentaire pour plus de confort
On peut trouver plus confortable d’utiliser un écran complémentaire à celui de son ordinateur. On peut aussi travailler avec deux moniteurs parce qu’on a besoin d’avoir une visibilité sur deux types d’objets (montage vidéo par exemple, avec sur un écran les rushes et sur l’autre les images éditées). Dans tous les cas, les habitués de ce genre de dispositif apprécieront de retrouver cette configuration chez eux. On peut aussi associer au moniteur complémentaire un support d’écran pour le surélever et permettre un meilleur alignement de la tête, qui doit rester droite afin de prévenir au maximum les troubles musculo-squelettiques.
#8 Équipements ergonomiques et télétravail : prévenir les douleurs corporelles et les TMS
En évoquant les différents équipements et matériels nécessaires au télétravail, nous avons plusieurs fois fait référence à la nécessité d’assurer l’ergonomie de l’espace, que l’on soit au bureau ou chez soi. Il existe plusieurs équipements complémentaires pour installer un poste de travail ergonomique à la maison :
- Le repose-pieds, qui permet à l’utilisateur de surélever ses pieds, soulager ses jambes en diminuant la pression des cuisses sur la chaise ou le fauteuil, et d’alterner les postures.
- Le repose-poignets, (tapis de souris ergonomique et tapis de clavier ergonomique) qui permet de prévenir les douleurs du poignet entraînées par un travail prolongé sur le clavier.
- Les supports dorsaux, qu’on installe sur le fauteuil de bureau pour mieux caler le dos et la région lombaire notamment.
#9 Clavier et souris ergonomiques, pour prévenir les douleurs du poignet
Pour toujours plus de confort, on peut brancher son ordinateur portable à un autre clavier et une autre souris. En effet, certains n’aiment pas le clavier du portable ni le pavé tactile qui l’accompagne. Il existe de nombreux modèles, simples ou sophistiqués. On choisit de préférence un clavier et une souris ergonomiques, qui protègeront l’articulation des poignets, mais aussi celles du coude et de l’épaule.
#10 Des caméras au top pour retransmettre des cours ou des formations
Pendant le confinement, on a pu tester « l’enseignement à la maison ». De nombreux élèves et étudiants ont pu échanger avec leurs enseignants et formateurs via des séances à distances, via Zoom ou Skype par exemple. Mais pourquoi ne pas également retransmettre intégralement un tutoriel, une leçon, un cours ou toute autre intervention ou conférence ? Pour en assurer une parfaite captation, on utilise des caméras adaptées à l’enregistrement de cours magistraux . Il s’agit de filmer en englobant le conférencier ou le professeur se tenant devant un grand tableau par exemple. On peut aussi obtenir une vue d’ensemble de toute une classe, ou de toute une salle de réunion.
On peut choisir de transmettre les images en direct (il existe des packs de streaming disponibles en ligne sur le site du ministère de l’Education par exemple), ou sous forme d’enregistrement, ce qui suppose un minimum de montage. Dans tous les cas, il faut veiller non seulement au bon placement de la caméra pour embrasser toute la scène, mais aussi à la qualité du son enregistré : on n’hésite pas à se munir de micros complémentaires, comme par exemple des : micros-cravates à clipper sur la veste de l’intervenant, des microphones portatifs sans fil ou des micros de tables.
Quant aux caméra, on les installe au plafond où on les pose sur pied dans le meilleur angle possible.
Le tout est de choisir du matériel de qualité professionnelle. Il est certes plus coûteux, mais il assure des résultats de bien meilleure qualité, ce qui est indispensable pour ce genre de contenu.
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