Reprise physique du travail post covid-19 : comment aménager les espaces de bureau ?

Pas facile de retourner physiquement au bureau après parfois des mois de télétravail... C’est difficile pour les équipes, qui doivent peu à peu retrouver leurs repères. C’est compliqué aussi pour les responsables de collectivités, qui doivent réorganiser leurs espaces de bureau pour respecter la distanciation sociale et faciliter les gestes barrières. Même si les mesures sanitaires en termes d’aménagement des locaux après le confinement se sont allégées, il faut repenser les espaces pour les rendre faciles à vivre dans un contexte post-épidémique.

Nous sommes dans le monde de l’après covid-19. Un monde qui a fait face à une première épidémie, et qui y sera peut-être encore confronté au cours des mois ou des années qui viennent. Au cœur de la crise du coronavirus, des aménagements majeurs ont été réalisés, concernant les plannings, les espaces de travail quand la présence physique était indispensable, et le travail à distance quand les équipes pouvaient rester chez elles. Après la crise, on ne travaillera désormais plus tout à fait comme avant.

Plusieurs semaines après le déconfinement, certains préfèrent encore rester en télétravail quand cela est possible. Quand ça ne l’est pas, il faut repenser et réaménager les espaces de travail des collectivités afin que les équipes s’y sentent en sécurité pour accomplir leur mission en toute sérénité.

Nouveaux usages à l’accueil des espaces de travail

Dès l’entrée dans l’espace de bureau, on veille à rappeler les bons gestes à respecter, avec des affiches sur l’importance de la distanciation, du lavage des mains, voire du port du masque. Il est par conséquent important d’installer des équipements adéquats, comme des bornes de désinfection des mains, avec distributeurs de gel hydroalcoolique. On peut aussi mettre des masques jetables à disposition des équipes si on le juge nécessaire, ou si certains employés préfèrent s’en munir pour travailler l’esprit tranquille.

Si l’entrée de l’espace de travail est équipée d’un comptoir ou d’une banque d’accueil, on veille à y installer une cloison de plexiglass pour garantir la sécurité du personnel d’accueil. On peut aussi mentionner l’existence d’un sens de circulation, pour éviter des croisements trop rapprochés entre ceux qui entrent et ceux qui sortent, à l’aide d’un marquage au sol bien lisible. C’est également grâce au marquage au sol que l’on rappellera les distances de sécurité à respecter entre les personnes qui doivent rester debout, en attendant un rendez-vous ou dans une file d’attente.

Réinventer l’open space en espaçant les postes de travail

Beaucoup de collectivités ont choisi d’aménager leurs espaces bureau en open space : ces espaces ouverts, par définition « décloisonnés », favorisent la convivialité, la communication, les contacts et le partage d’information... Ils se sont donc forcément retrouvés dans la ligne de mire au moment du déconfinement : comment concilier cette façon de travailler avec les nouvelles consignes de distanciation sociale ? En réalité, il est tout à fait possible de réaménager un open space dans le contexte post covid-19, surtout si l’on choisit du mobilier de bureau flexible.

Puisqu’une distance d’un mètre est recommandée entre chaque personne, le mieux est d’équiper son open space avec des bureaux individuels, faciles à déplacer si l’on a besoin de les éloigner les uns des autres.

Il est important que chaque personne possède son propre équipement afin d’éviter tout risque de transmission de bactéries ou de virus, notamment pour les organisations qui fonctionnent en roulement d’horaires de travail, où plusieurs équipes se relaient le même poste de travail. C’est le cas particulièrement dans le domaine de la santé (E.H.P.A.D, hôpitaux, E.S.A.T, etc.), mais aussi dans le domaine de l’hébergement collectif (hôtellerie, foyers d’accueil, etc.).

C’est pourquoi il est fortement recommandé de réserver également un siège de bureau par personne, lorsque l’espace de travail le permet. Par ailleurs, depuis le déconfinement, les établissements ont peu à peu mis en place le télétravail, certains de manière temporaire, mais d’autres aussi de manière définitive.

Les sièges de bureau sont essentiels à l’ergonomie des postes de travail et par conséquent, le choix des modèles ne doit pas être pris à la légère. Il existe en effet différents types d’assises selon les besoins et contraintes de chacun. Pour les postes de travail informatisés (utilisation intensive), on préconise davantage des fauteuils de bureau confortables, des fauteuils ergonomiques, voire des fauteuils de direction.

Si l’on ne dispose pas de bureaux individuels, on peut installer des cloisons de séparation de bureau transparentes pour isoler les personnes, comme on le fait désormais dans certains restaurants ou cafés. En effet, les cloisons de bureau permettent de composer une succession d’espaces « privatifs », tout en préservant une atmosphère de convivialité.

On peut aussi adopter des cloisons mobiles, souvent déjà utilisées dans les open spaces pour apporter plus de tranquillité aux collaborateurs qui le souhaitent. On choisit des cloisons colorées ou ouvragées, pour ne pas tomber dans l’austérité des « boxes » ou « cubicles » typiques des espaces de bureau des années 80 !

Côté mobilier de rangement, on préfèrera s’équiper de caissons de bureau individuels plutôt que de grandes armoires à partager. Cela permettra à chacun de ranger ses affaires personnelles en toute sécurité.

Parce que les rendez-vous se font maintenant beaucoup plus souvent à distance, en téléconférence, on équipe tout le monde de micro-casques. Ceux-ci doivent être personnels. Ils permettront à chacun de faire le point avec leurs collègues en télétravail, ou de mener une réunion avec un prestataire ou un fournisseur, via Zoom ou Skype par exemple, tout en étant le moins possible dérangé par le bruit tout autour.

Postes nomades et coworking post covid-19

Les nouvelles pratiques de distanciation n’interdisent pas le mobilier flexible permettant de varier les postures : on conserve donc sans arrière-pensée les tables, chaises et tabourets hauts.

Traditionnellement, ces assises hautes type « tabourets de bar » étaient souvent utilisées dans les open spaces des coworkings pour les postes dits « nomades », c’est-à-dire non nominatifs. Cependant, ces postes de travail « nomades » posent une vraie question en termes d’hygiène. En effet, ce sont des postes où se succèdent plusieurs utilisateurs. Quand une même personne garde la même place durant toute une journée, le nettoyage de son poste sera assuré le soir, ce qui n’est pas un problème. Mais si le poste est occupé par deux personnes différentes dans la même journée, cela se complique. Si une équipe de ménage ne peut pas intervenir à l’heure du déjeuner, on peut laisser à disposition de l’utilisateur des lingettes désinfectantes pour nettoyer avant et après son passage. Elles seront là en complément des distributeurs de gel hydro-alcooliques qui devront toujours rester à disposition des employés.

Toutes les règles d’hygiène dans l’espace de travail devront être rappelées par voie d’affichage. On n’hésite pas insister sur les gestes barrières et les réflexes à adopter (éternuer dans son coude, se laver les mains régulièrement, garder ses distances etc), avec des affiches personnalisées aux couleurs de la collectivité.

Sécuriser les lieux où l’on se rencontre

Les points de rencontre au bureau sont multiples : rencontre informelle dans le hub social des coworkings ou à la photocopieuse. Rassemblement formel en salle de réunion. Tous ces lieux sont, eux aussi, considérés comme « problématiques » quand on parle de la vie au bureau après le Covid-19. Là encore, une bonne signalétique sera indispensable pour rappeler à chacun les consignes de distanciation.

Dans le hub social, on préfèrera aux canapés deux places les fauteuils individuels, qu’on espacera du mètre règlementaire.

En salle de réunion, les choses sont plus ou moins compliquées selon l’espace disponible et la possibilité de respecter les distances nécessaires entre chaque participant et les sens de circulation le cas échéant. Le nombre de personnes assistant à une réunion en présentiel étant réduit, on favorise la participation à distance grâce à du matériel de visioconférence et de vidéo-projection performant. Si la salle est équipée d’une grande table, alors on peut y installer un marquage, sur le plateau ou sur les chaises elles-mêmes, afin d’indiquer clairement les places qui devront rester vides. On peut prévoir du mobilier flexible, avec des tables individuelles qui pourront être rapprochées ou espacées selon les besoins et la situation sanitaire. Dans tous les cas, l’idéal pour la salle de réunion post Covid-19 est de choisir des tables et chaises faciles à nettoyer entre deux meetings. On pense à laisser à disposition des participants des lingettes désinfectantes ainsi que du gel hydro-alcoolique.

Concernant le matériel amené à être manipulé par de nombreux utilisateurs, comme la photocopieuse ou le scanner, le plus simple est de prévoir, outre un distributeur de gel hydroalcoolique, des lingettes désinfectantes que chacun utilisera après s’être servi de la machine. Les équipes de nettoyage seront naturellement sollicitées plus que d’habitude pour nettoyer les écrans tactiles et les touches des claviers. On n’oublie pas de disposer des poubelles à pédale à proximité pour collecter toutes ces lingettes !

Et puis, il y a les lieux où l’on ne fait que passer. Les lieux où l’on se croise, sans forcément se parler, mais où l’on peut être amené à toucher des surfaces contaminées. Par exemple, les toilettes, où seront affichés les rappels concernant un bon lavage des mains. Il y a aussi les ascenseurs, avec leurs boutons qui peuvent potentiellement être porteurs de virus et bactéries. Mais également les escaliers ou les halls et couloirs, dont les rampes et poignées de portes devront être nettoyées plus souvent qu’auparavant.

Garantir hygiène et distanciation dans les espaces détentes et restauration

Pas facile d’aménager un espace détente de manière à inciter chacun à garder ses distances... Comme dans le hub social, on pense à installer de confortables fauteuils individuels et on oublie les canapés pour un moment. Du côté des cafétérias et salles de restaurant des collectivités, on préfère les tables individuelles pour éviter non seulement les rapprochements mais aussi limiter le temps du repas. On peut choisir des assises type « mange-debout ». On met bien sûr à disposition des usagers des bornes de distribution de gel hydroalcoolique, et on nettoie les surfaces très régulièrement. Les règles d’hygiène peuvent là encore être rappelées par voie d’affichage, sur des grilles ou des panneaux disposés à des endroits stratégiques.

On n’oublie pas non plus le marquage au sol pour indiquer les bonnes distances, dans les endroits où des files d’attente peuvent se former au moment des repas.

Après le confinement, miser sur les espaces extérieurs pour travailler et se détendre

Permettre à ses équipes de travailler à l’extérieur ou de se détendre à l’air libre est un avantage pour toute collectivité. Quand on bénéficie d’une terrasse, d’un jardin ou d’un patio, on l’aménage de manière à garantir les mêmes conditions d’hygiène qu’à l’intérieur des locaux. Pour favoriser la distanciation, on peut utiliser des tables-bancs pour plusieurs personnes, en condamnant une place sur deux.

Mais on peut préférer des tables individuelles d’extérieur, pour que chacun travaille à bonne distance de ses voisins. Dans tous les cas, le mobilier d’extérieur doit être facile à nettoyer, dans la mesure où il ne s’agit pas de places attitrées. On peut laisser des lingettes désinfectantes à disposition des utilisateurs pour qu’ils puissent désinfecter le plateau d’une table avant et après leur passage par exemple. Et les équipes de ménage devront passer fréquemment, en début et fin de journée, et même pendant, quand cela est possible.
Pour faciliter leur travail et assurer l’hygiène des locaux, on n’oublie pas de faire le plein de produits ménagers virucides et antibactériens, et de s’équiper en matériel de nettoyage performant !

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